Il progetto si inquadra nell'ambito dei sistemi di gestione documentale e condivisione e conservazione di documenti informatici. L'obiettivo principale è di presentare un servizio che fornisca una soluzione di gestione informatizzata dei documenti e dei flussi documentali fornendo un indiscutibile valore aggiunto in termini di utilizzo dei documenti stessi.
Questa tipologia di archiviazione consente notevoli vantaggi rispetto all'archiviazione cartacea sotto vari aspetti: aumento della produttività, riduzione di problematiche come il danneggiamento del documento cartaceo e lo spazio fisico di contenimento, diminuzione dei tempi di ricerca e aumento delle informazioni trovate.
La soluzione individuata è quella di un sistema di gestione documentale, che, affiancato a programmi di work-flow procedurale, permette di trovare soluzioni relative a problemi di organizzazione e integrazione dei processi aziendali, questo perché attraverso un unico sistema di gestione dei documenti si possono controllare i vari processi dall'amministrazione alla produzione e ai servizi.
L'introduzione di un Document Management System permette all'azienda di creare procedure e sistemi che regolino la gestione delle informazioni in maniera corretta e che consentano l'archiviazione elettronica dei documenti indicizzandoli secondo chiavi di ricerca in modo da avere un sistema facile ed intuitivo per la ricerca delle informazioni da parte dell'operatore. Gli obiettivi principali in un progetto di Document Management System sono:
- riduzione dei tempi di accesso alle informazioni:
-ricerca dei documenti strutturati tramite indici predefiniti con l'azienda,
-ricerca dei documenti non strutturati,
-associazione automatica dei risultati ottenuti dalle ricerche;
- inalterabilità dei documenti;
- riservatezza delle informazioni;
- tracciabilità del movimento dei documenti;
- riduzione degli spazi necessari all'archiviazione